تکنیک‌های کاربردی برای مدیریت زمان

تکنیک‌های کاربردی برای مدیریت زمان

مقدمه

حجم مشغله کاری، زمان برای تفریح ، زمان برای خانواده و… همه‌ی این‌ها باعث شده که اکثر افراد در تصمیم‌گیری دچار مشکل شوند.
تقسیم و مدیریت زمان امروزه یکی از مهمترین مشکلات افراد به حساب می‌آید.
در این مقاله می‌خواهیم در مورد یکی از مهمترین مشکلات افراد یعنی مدیریت زمان صحبت کنیم و ببینیم چطور می‌شود زمان خود را مدیریت کنیم.

مدیریت زمان چیست؟

در ساده‌ترین تعریف مدیریت زمان می‌توانیم بگوییم که مدیریت زمان یعنی کنترل فعالیت های روزانه خود را به دست بگیرید تا بتوانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.

چرا مدیریت زمان مهم است ؟

هر چقدر از اهمیت مدیریت زمان بگوییم کم گفته‌ایم. مدیریت زمان مانند یک فرشته ناجی عمل می‌کند، به ما کمک می‌کند به کارهای مهم برسیم و زمان اضافی خرج نکنیم.
مدیریت زمان به ما بازدهی را آموزش می‌دهد و تمرکز ما خواه ناخواه بالا می‌رود.
به این دلیل که وقتی شما زمان تعیین می‌کنید به طور غیرمستقیم برای خود یک سیستم تعهد درست می‌کنید و براساس آن سیستم تعهد باید پاسخگوی زمان خود باشید.

مدیریت زمان بر روی جنبه‌های مختلف زندگی بسیار اثرگذار است که می‌توانیم به این موارد اشاره بکنیم :

• ایجاد تعادل بین کار-زندگی
• ایجاد زمان آزاد بیشتر
• استرس کمتر
• تمرکز بیشتر
• کاهش اهمال کاری
• سطح بالایی از بهره‌وری
• جهت و هدف مشخص باعث آسان‌تر شدن کارها می‌شود
• افزایش انرژی و انگیزه
• فرصت تفکر و بازخورد بیشتر
  

تکنیک‌های کاربردی برای مدیریت زمان

الویت‌بندی کردن کارها:

روش‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد اما آن چیزی که تمامی نکات را در برمی‌گیرد و شما بر اساس پیش می‌روید بحث الویت‌بندی است.
شما با کمک الویت بندی زندگی خود را در طول یک روز مشخص می‌کنید.
همه‌ی ما می‌دانیم وقت گذاشتن برای مورد A یعنی زمان به طور قطع از مورد C کم می‌شود.

الویت‌بندی در کنار اینکه می‌تواند مفید باشد می‌تواند با یک الویت‌بندی اشتباه باعث شود شما اتفاقاً سطح کاری خود را کاهش دهید.
برای همین مسئله کافیست که حتماً قبل از اینکه الویت اصلی خود را مشخص کنید؛ تمام کارهای مد نظرتان را لیست کنید.
قاعدتاً همه‌ی ما در طول روز بیش از 5 کار مهم را نمی‌توانیم انجام دهیم.

برای الویت‌بندی در مقابل هر کدام از بین 1 الی 10 میزان اهمیت آن کار را مشخص کنید.
به عبارت دیگر عدد 1 یعنی این کار در حال حاضر ارزش کمتری دارد و عدد 10 یعنی این که این کار ارزش بسیار بالایی دارد و باید اقدامی صورت بگیرد.
به طور مثال این کار می‌تواند یک کار بانکی باشد و باید حتماً انجام شود.

بعد از مشخص‌کردن میزان اهمیت، پیش می‌روید و شروع به اقدام می‌کنید.
در این مرحله 5 کار را بر اساس میزان ارزشمندی در همین امروز تقسیم‌بندی می‌کنید و شروع به انجام کارها می‌کنید.

نکته‌ی بسیار مهمی که وجود دارد این است که اگر کاری الویت 3 شماست اما انجام کاری که مربوط به آن است بسیار راحت است دلیلی بر این نیست که قبل از کارهای اول و دوم انجام شود.
پس باید حتماً به ترتیب پیش روید و تا زمانی که کار اول انجام نشده ، سراغ کار دوم و همینطور به ترتیب… پیش نمی‌رویم.

استفاده از تکنیک پومودور:

این روش به شما کمک می‌کند بازه زمانی تعیین کنید که عمیق کارکنید. به طور مثال شما یک بازه 50 دقیقه تعیین می‌کنید و در این 50 دقیقه به طور کامل بدون توجه به موبایل و…با تمام تمرکز کار مد نظر را انجام می‌دهیم. سپس به مدت 5 الی 10 دقیقه زمان استراحت مشخص می‌کنیم.
اما یادمان باشد این تکنیک قابلیت انعطاف دارد اگر توانایی تمرکز بالایی دارید می‌توانیم مد زمان کار را بیشتر کنیم اما اگر تمرکز کافی نداریم بهتر است که در کمترین حالت ممکن زیر 45 دقیقه زمان کار نباشد.

بنویس !

نرم‌افزار مایکروسافت تو دو (Microsoft to do ) می‌‌تواند یک گزینه جذاب باشد برای نگه‌داری مطالبی که ممکن است یادمان برود.
نکته بسیار بسیار مهم این است که ذهن جایی برای نگه‌داری نکات و ایده‌ها نیست.
خیلی اوقات یک ایده یا نکته‌ای در سر داریم که فکر می‌کنیم می‌تواند بسیار کمک‌کننده در بحث الویت‌بندی کارهای ما باشد و چون یادداشت نمی‌کنیم معمولاً از ذهنمان می‌پرد.
پس قدرت نوشتن نکات و ایده‌ها را دست کم نگیرید. در خود نرم‌افزار مایکروسافت تو دو شما می‌توانید فایل‌های مختلفی باز کنید و در مورد مسائل مختلف ایده‌های مختلف خود را یادداشت کنید.

اصلاً چندکار را با هم انجام نده !

یک مفهومی وجود دارد به نام multitasking که در آن افراد به این صورت عمل می‌کنند که چندین کار را با هم انجام می‌دهند.
این مسئله باعث می‌شود که به جای اینکه خروجی خوبی داشته باشد به دلیل اینکه تمرکز شما به چند بخش تقسیم‌شده خروجی خوبی ندارد.

تعارف که نداریم !

اگر همین الان علاوه بر آن که حواستون به کتاب باشد، نیم نگاهی به گوشی موبایل دارید و یا دارید با دوستتان صحبت می‌کنید؛ احتمالاً نتیجه‌ی مد نظرتان را نخواهید گرفت و تا اینجای کتاب ممکن است متوجه این قسمت از کتاب نشده باشید.

یکی از کارهایی که من همیشه در وبینارها و یا جلسات مشاوره‌ای که به آن اشاره می‌کنم همین موضوع است که کاملاً حواستان به جلسه‌ و یا کاری که الویت اول هست باشد. شما با این کار می‌توانید بهترین نتیجه را بگیرید و از دوباره کاری جلوگیری می‌کنید.

چرا دوباره کاری ؟!

دقت کرده‌اید وقتی یک قسمت فیلم را متوجه نمی‌شویم یا از دیگران می‌پرسیم یا فیلم را به عقب برمی‌گردانیم که متوجه شویم چه اتفاقی افتاده است. در مورد کارهای مهم هم همین گونه رفتار می‌کنیم یعنی اینکه وقتی متوجه نشویم کارمان با تمرکز بوده یا خیر؛ ممکن است یک عمل را چندبار تکرار کنیم که بفهمیم آیا درست انجام داده‌ایم یا خیر. خب همین مسئله باعث می‌شود زمان زیادی را از دست دهیم.
پس لطفاً زمانی که برای یک کار تعیین می‌کنید تمام و کمال فقط به آن کار اختصاص دهید که از دوباره‌کاری جلوگیری کنید.

نتیجه‌گیری

در این مقاله سعی کردیم با یک سری تکنیک زمان خود را بهتر مدیریت کنیم. واقعیت را بخواهید در پروسه مدیریت زمان؛ بارها ممکن است شکست بخورید و در این مسیر ممکن است بارها فرایندها و تکنیک‌ها را بازنگری کنید و مطالب را به خودت اختصاص می‌دهید. برای اینکه متوجه شوید چگونه مطالب را چگونه اختصاص‌سازی کنید؟! تک به تک روش‌ها را چک کنید و ببینید کدام روش مناسب شماست. اگر روش دیگری در بحث مدیریت زمان استفاده کردید که مناسب شما بوده حتماً به اشتراک بگذارید و نظرتان را عنوان کنید.